Gelangensbestätigung: Neue Nachweise für Lieferungen in EU-Länder ab Oktober 2013

Unternehmer, die Waren umsatzsteuerfrei in andere EU-Länder liefern, müssen Beleg- und Buchführungsnachweise für innergemeinschaftliche Lieferungen führen. Die Neuregelung ab 1. Oktober 2013 soll die Nachweisführung einfacher und rechtssicherer machen. In der Übergangszeit bis 30. September 2013 können weiterhin die bislang bekannten Nachweise fortgeführt werden.

Beförderung oder Versendung?

Da im Falle einer Versendung auch Alternativnachweise (z.B. Frachtbrief, Tracking-and-Tracing-Protokoll) möglich sind, muss eine strikte Trennung zwischen Beförderung und Versendung erfolgen. Maßgeblich ist dabei die Person, die den tatsächlichen Transport durchführt:

Ein Beförderungsfall liegt vor, wenn der liefernde Unternehmer (Verkäufer) oder der Abnehmer (Käufer) selbst die Ware befördert. Zu den Beförderungsfällen gehört auch, wenn auf Seiten des Verkäufers oder des Abnehmers deren Mitarbeiter die Ware befördern. Außerdem liegt eine Beförderung auch dann vor, wenn ein Kraftfahrzeug auf eigener Achse befördert wird.

Ein Versendungsfall liegt vor, wenn z.B.  eine Spedition oder ein Paketdienst ("selbständiger Beauftragter") die Ware befördert. Die Beauftragung kann durch Verkäufer oder den Abnehmer erfolgen. Die Versendung beginnt mit der Übergabe der Ware an den Beauftragten. Die Ware muss an den Abnehmer oder in dessen Auftrag an einen Dritten (z.B. Kunde des Käufers) versendet werden.

Im Beförderungsfall ist als Belegnachweis eine Gelangensbestätigung notwendig. Diese muss folgende Angaben enthalten:

• Namen und Anschrift des Abnehmers
• Menge des Gegenstands der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung. Bei Fahrzeugen zusätzlich die Fahrzeug-Identifikationsnummer
• Im Fall der Beförderung oder Versendung durch den Unternehmer oder Versendung durch den Abnehmer:
  Angabe von Ort und Monat des Erhalts des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet
• Im Fall der Beförderung des Gegenstands durch den Abnehmer:
  den Ort und den Monat des Endes der Beförderung des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet
• Ausstellungsdatum der Gelangensbestätigung
• Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten

Die Gelangensbestätigung kann in jeder die erforderlichen Angaben enthaltenden Form erbracht werden; sie kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die geforderten Angaben insgesamt ergeben. Es gibt daher kein vorgeschriebenes Formular. Sie kann auch als Sammelbestätigung ausgestellt werden. In dieser können Umsätze bis zu einem Quartal zusammengefasst werden.