Steuerliche Anerkennung von Bewirtungskosten - Rechtliche Nachweisanforderungen

Die Ordnungsmäßigkeit der Bewirtungsbelege ist regelmäßig Gegenstand von Betriebsprüfungen. Bewirtungskosten stellen zu 30 % nicht abzugsfähige Betriebsausgaben dar. Um sich die 70 %ige Berücksichtigung der angemessenen Bewirtungskosten zu sichern, müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt werden.

Neben den Rechnungen muss der Steuerpflichtige als Nachweis der betrieblichen Veranlassung die folgenden Angaben schriftlich festhalten:

• Tag und Ort der Bewirtung
• Konkreter Anlass (Pauschale Einträge wie z. B. "Geschäftsessen" reichen nicht aus)
• Teilnehmer (Bewirtete und Bewirtender)

Die Aufzeichnungen sind auf der Rückseite der Rechnung oder auf einem beizuheftenden Beiblatt zeitnah zu führen. Außerdem muss der Steuerpflichtige diese unterschreiben. Die Rechnungen müssen den umsatzsteuerlichen Anforderungen genügen und maschinell erstellt und registriert sein. Somit ist auch der Vorsteuerabzug gewährleistet.

Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, müssen nur Angaben zu Anlass und Teilnehmern zusätzlich gemacht werden. Tag und Ort müssen sich aus der Gaststättenrechnung ergeben. Die Gaststättenrechnung muss folgende Punkte enthalten:

• Name und Anschrift der Gaststätte
• Tag der Bewirtung
• In Anspruch genommene Leistungen nach Art, Umfang und Entgelt (Ausweis als Bruttobetrag unter Angabe des angewendeten Umsatzsteuersatzes). Pauschale Leistungsbeschreibungen wie "Speisen und Getränke" reichen nicht aus.
• Trinkgelder müssen vom Empfänger (Kellner) formlos quittiert werden. Geschieht dies nicht, sind die Trinkgelder steuerlich nicht zu berücksichtigen.
• Rechnungen über Euro 150,00 müssen darüber hinaus Folgendes enthalten:
  
  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Steuer- und Rechnungsnummer der Gaststätte
  • Das Entgelt ist zwingend als Nettobetrag anzugeben. Zusätzlich ist der sich ergebende Umsatzsteuerbetrag auszuweisen.

Des Weiteren ist zu beachten, dass Gaststättenrechnungen oft auf Thermopapier ausgestellt werden. Dadurch verblassen die Rechnungsangaben häufig nach kurzer Zeit und werden unleserlich. Um eine dokumentenechte Aufbewahrung sicherzustellen, sollten die Rechnungen rechtzeitig kopiert werden. Die Kopie ist mit der Originalrechnung zu archivieren. Dadurch können Anerkennungsprobleme beim Finanzamt vermieden werden.