E-Rechnung ab 01.01.2025

Das Wachstumschancen-Gesetz wurde im März 2024 beschlossen und die E-Rechnung kommt nun auch in Deutschland. Andere EU-Länder haben bereits umgestellt, daher war dieser Schritt unumgänglich. Das Europäische Komitee für Normung (CEN) hat europaweit einen einheitlichen technischen Standard für die E-Rechnung etabliert, die sogenannte EN 16931.

Diese Norm bedeutet also eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dadurch haben sich neue Begriffe etabliert, die in das Gesetz übernommen wurden und zwar „E-Rechnung“ und „Sonstige Rechnungen“. Alles, was keine E-Rechnung ist, ist eine „Sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die der CEN-Norm 16931 entspricht oder die in einem individuell zwischen Leistendem und Leistungsempfänger vereinbarten Format ausgestellt wird, sofern dieses Format in das CEN-Format richtig und vollständig überführt werden kann (sog. Interoperabilität).

Die derzeit üblichen Formate einer EN 16931-Rechnung sind ZUGFeRD2.x oder XRechnung. Letztere ist bereits seit einigen Jahren bei Rechnungen an die öffentliche Verwaltung bekannt.

Die E-Rechnung basiert auf einem XML-Datenformat, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht ohne Weiteres für eine manuelle Sichtprüfung eignet.

Ab 01.01.2025 wird das EMPFANGEN von E-Rechnungen im B2B-Bereich Pflicht. Und zwar ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahmen! Somit ist jeder Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes davon betroffen. Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sind unter anderem Ärzte und Vermieter, auch, wenn sie nur steuerfreie Umsätze tätigen. Ebenso Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG.

In der Praxis wird es darauf hinauslaufen, dass ich als Unternehmer (Auftraggeber) meinem Auftragnehmer, also dem leistenden Unternehmer mitteilen muss, dass ich ein Unternehmer bin, da dies für den Auftragnehmer nicht unbedingt erkennbar ist.
Beispiel: Privatperson A hat ein Zweifamilienhaus. Das Erdgeschoss bewohnt er selbst und der 2. Stock ist vermietet. Er renoviert im 2. Stock das Bad. Der Installateur erkennt nicht zwingend, dass der Auftraggeber, also Privatperson A, ein Unternehmer ist. Daher muss A dem Installateur mitteilen, dass er ein Unternehmer (Vermieter) ist.

Für das Empfangen reicht es im Grunde aus, dass der Unternehmer eine E-Mail-Adresse besitzt. Jedoch müssen diese E-Rechnungen geprüft werden und – wie elektronische Rechnungen bisher auch schon – im Originalformat revisionssicher aufbewahrt werden. Neu ist nun aber, dass im Falle eines Syntaxfehlers in der empfangenen E-Rechnung eine Verarbeitung nicht möglich ist und somit keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und ein Vorsteuerabzug dadurch nicht zulässig ist.

Die Rechnungsprüfung im Unternehmen muss daher umgestellt werden, da der strukturierte Teil der Rechnung maßgebend ist und geprüft werden muss.

Es empfiehlt sich hierbei auch für den Empfang von E-Rechnungen im Unternehmen eine eigene E-Mail-Adresse z. B. einzurichten.

Stellen Sie daher rechtzeitig um! Informieren Sie sich bei Ihrem Softwarehersteller, ob das Prüfen der E-Eingangsrechnungen möglich ist oder mit einem Update gewährleistet werden kann. Idealerweise sollte in diesem Zusammenhang auch gleich das Erstellen von E-Rechnungen geprüft werden. Spätestens 2028 wird auch das Erstellen von E-Rechnungen für alle Unternehmer Pflicht und die internen Arbeitsabläufe müssen auch bei den Rechnungsausgängen überdacht bzw. angepasst werden.

Hinweis: Nur für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise können weiterhin alle Arten von Rechnungen verwendet werden.