GoBD - Grundsätze für die ordnungsgemäße elektronische Buchführung

Am 14.11.2014 hat das Bundesfinanzministerium die Grundsätze für eine ordnungsgemäße elektronische Buchführung (GoBD) veröffentlicht.

Das Schreiben enthält wichtige Informationen darüber:

Alle Unternehmer sollten prüfen, ob sie die Anforderungen der GoBD erfüllen, um Probleme bei der nächsten Betriebsprüfung zu vermeiden.

Kassenführung bei Einnahmen-Überschussrechnung

In laufenden Betriebsprüfungen stellt sich häufig die Frage, ob bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung der Unternehmer verpflichtet ist, ein Kassenbuch zu führen.

Auch wenn bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung keine Buchführungspflicht besteht, sind dennoch alle Betriebseinnahmen und alle Betriebsausgaben einzeln aufzuzeichnen und durch Belege nachzuweisen.

Sobald eine Registrierkasse oder ein PC-Kassensystem eingesetzt wird sind zwingend die Voraussetzungen der Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010 bzw. vom 9.1.1996 zu erfüllen. Das heißt, dass in der Kasse entweder alle Umsätze einzeln elektronisch auslesbar sein müssen oder bei alten Kassen alle Tagesendsummenbons vollständig aufbewahrt werden müssen. Zusätzlich sind weiterhin alle Organisationsunterlagen, wie zum Beispiel Einrichtungs- und alle Änderungsprotokolle sowie sämtliche gedruckte Bediener- und Warengruppenberichte, zur Kasse aufbewahrungspflichtig.

Bei einer „offenen Ladenkasse“ ist täglich der tatsächliche Kassenbestand festzustellen. Wenn nicht sämtliche Bareinnahmen und Barausgaben einzeln aufgezeichnet werden, ist ein täglich ausgefüllter Kassenbericht notwendig, um eine Hinzuschätzung von Einnahmen im Rahmen der Betriebsprüfung bei weiteren Mängeln zu vermeiden.

Die elektronische Führung des Kassenberichts in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie zum Beispiel Excel erfüllt die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit nicht, da hier die Unveränderbarkeit  der Aufzeichnungen nicht gewährleistet werden kann.

Sofern also keine Spezialsoftware mit zeitnaher Festschreibung der Buchungen für die Kassenaufzeichnungen angeschafft wird, sind diese Aufzeichnungen handschriftlich zu führen.

Wichtig! Aufbewahrungsfristen von mehr als 10 Jahren

Die Aufbewahrungsfrist von steuerlich relevanten Unterlagen beträgt in der Regel zwischen sechs und zehn Jahren. Diese Aufbewahrungsfrist verlängert sich jedoch bei sogenannten Dauersachverhalten (z. B. bei Abschreibungen, Miet- und Pachtverträgen). Bei derartigen Geschäftsvorfällen sind die Ursprungsbelege so lange aufbewahrungspflichtig, solange diese Dauersachverhalte von steuerlicher Bedeutung sind.

Konkret bedeutet dies im Fall eines bebauten Grundstücks, dass sämtliche Anschaffungsbelege über die gesamte Nutzungsdauer aufbewahrungspflichtig sind. Diese Aufbewahrungsfrist kann somit beispielsweise 50 Jahre betragen. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) wollte sogar so weit gehen, dass die Aufbewahrungsfrist erst mit Ablauf der steuerlichen Nutzungsdauer zu laufen beginnt. Im konkreten Beispiel würde sich die Aufbewahrungsfrist somit auf 60 Jahre erstrecken (50 Jahre Nutzungsdauer + 10-jährige Aufbewahrungsfrist). Diesen Formulierungsvorschlag hat das BMF in den aktuellen GoBDs aufgrund erheblicher Gegenmeinungen wieder verworfen. Wir empfehlen dennoch die Ursprungsbelege für Dauersachverhalte auch über die steuerliche Nutzungsdauer hinweg aufzubewahren.

Im Insolvenzfall wird der Insolvenzverwalter als einer der ersten Schritte den Einzahlungsbeleg über die geleistete Einlage vom Gesellschafter verlangen. Kann dieser Zahlungsbeleg nicht vorgelegt werden, so besteht die Gefahr, dass die Einlage vom Insolvenzverwalter erneut verlangt wird. Um dem entgegenzuwirken, empfehlen wir den Zahlungsbeleg nicht zu vernichten. Bei einem Anteilskauf sollte der Zahlungsbeleg vom Verkäufer verlangt werden.