Private Kfz-Nutzung beim Unternehmer

Einkommensteuerliche Wahlmöglichkeiten bei der Privatnutzung des Pkw

Immer wieder ist die Versteuerung der privaten Kfz-Nutzung im Fokus der Betriebsprüfung. Dabei werden auch die geführten Fahrtenbücher einer intensiven Auswertung unterzogen. Für Sie als Unternehmer stellt sich immer die Frage, was ist für mich günstiger, 1 %-Methode oder Fahrtenbuch?

Welche Berechnungsmethode zulässig ist, bestimmt sich nach dem betrieblichen Nutzungsanteil: 

Betrieblicher Nutzungsanteil	10% bis 50%	über 50%
Ermittlungs- methode	Schätzmethode	1%-Regelung	Fahrtenbuch
Nachweis	Fahrtenbuch oder Aufzeichnungen		Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Die gefahrenen Kilometer werden beim Unternehmer wie folgt auf die betriebliche und private Sphäre aufgeteilt:

Betrieblicher Anteil:

• Betriebliche Fahrten
• Fahrten Wohnung / Betrieb
• Fahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung

Privater Anteil:

• Private Fahrten

Anforderungen an ein Fahrtenbuch:

Folgende Angaben müssen fortlaufend und zeitnah aufgezeichnet werden und im Original vorgelegt werden:

• das Datum,
• der Kilometerstand jeweils zu Beginn und zum Ende einer Fahrt,
• das Reiseziel,
• die Reiseroute,
• ein gefahrener Umweg und
• der Reisezweck und aufgesuchter Kunde oder Geschäftspartner.

Zudem müssen die einzelnen Fahrten in vier Gruppen unterteilt werden:

• Betriebliche Fahrten
• Private Fahrten
• Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb
• Fahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung

Beispiel für 1%-Regelung (betrieblicher Nutzungsanteil > 50%): Ein Unternehmer fährt an 230 Tagen im Jahr in seine 20 km entfernte Betriebsstätte. Der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs beträgt 50.000 Euro. Privatfahrten: 50.000 Euro x 1 % x 12 Monate                                                              =     6.000 Euro Fahrten Wohnung – Betrieb:  50.000 Euro x 0,03 % x 20 km x 12 Monate                                           =     3.600 Euro Entfernungspauschale: 0,30 Euro x 20 km x 230 Tage                          =     1.380 Euro (abziehbarer Anteil) nicht abzugsfähige Betriebsausgabe                                                       =     2.220 Euro Sind die tatsächlichen Aufwendungen niedriger, wird die Entnahme auf diesen Wert begrenzt (Kostendeckelung). Ergebnis: Der Unternehmer darf nur die Entfernungspauschale von 1.380 Euro als Betriebsausgabe abziehen.

Richtige Zuordnung des Pkws optimiert die Umsatzsteuer

Für die Umsatzsteuer besteht hinsichtlich der Privatnutzung ein Wahlrecht zur unternehmerischen Zuordnung. Die Höhe der Zuordnung bestimmt die Höhe des Vorsteuerabzugs und die Höhe der Versteuerung des privaten Anteils.

	Mindestzuordnung	Maximalzuordnung
Betriebliche Fahrten	X	X
Fahrten Wohnung / Betrieb	X	X
Private Fahrten	nein	X

Wird der Pkw beispielsweise zu 30% privat genutzt, kann bei der Mindestzuordnung beim Kauf/bei den Leasingraten nur ein Vorsteuerabzug von 70% geltend gemacht werden. Dies gilt dann auch für alle weiteren Kosten mit Vorsteuer (Reparaturen, Tanken). Der private Nutzungsanteil ist dann nicht zusätzlich mit Umsatzsteuer zu belasten, da für diesen kein Vorsteuerabzug (30%) geltend gemacht wurde.

Regelmäßig wird der Pkw aber voll dem Unternehmensvermögen zugeordnet. Durch den vollen Vorsteuerabzug beim Kauf ergibt sich für den Unternehmer ein Liquiditätsvorteil, der in den Folgejahren durch die Belastung des privaten Nutzungsanteiles mit Umsatzsteuer kompensiert wird. 

Beispiel zur umsatzsteuerlichen Zuordnung:

Ein Unternehmer nutzt seinen vollständig dem Unternehmen zugeordneten Pkw auch für nichtunternehmerische Zwecke. Der Bruttolistenpreis beträgt 60.000 Euro. Beim Kauf hatte der Unternehmer einen Vorsteuerabzug von 9.579 Euro (60.000 : 1,19 x 0,19). Die tatsächlichen mit Vorsteuer belasteten Aufwendungen betragen 15.000 Euro jährlich.

• Variante 1: Er führt kein Fahrtenbuch, damit 1 %-Regelung
• Variante 2: Die private Nutzung durch ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch beträgt 30%

Die Umsatzsteuer auf die private Nutzung ermittelt sich wie folgt:

	Variante 1	Variante 2
	1 %-Regelung	Fahrtenbuch
60.000 Euro x 1 % x 12 Monate	7.200
15.000 Euro x 30 %		4.500
Kürzung um nicht mit Vorsteuer belastete Kosten (20 % von 7.200 Euro)	-1.440
Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer	5.760	4.500
Umsatzsteuer 19 %	1.094	855

Nutzt der Unternehmer das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb, so ändert sich hinsichtlich der Umsatzsteuer nichts.

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Dienstwagen während der Elternzeit:

 Während der Elternzeit ruht das Arbeitsverhältnis und es wird kein Gehalt gezahlt. Der Arbeitgeber darf während dieser Zeit den Pkw zurückfordern und dem Arbeitnehmer die Nutzung untersagen. Damit der Arbeitnehmer aber während der Elternzeit weiter mobil sein kann, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Der überlassene Pkw darf weiterhin unentgeltlich genutzt werden. Der Arbeitnehmer hat den privaten Nutzungsanteil (regelmäßig berechnet nach der 1 %-Regelung) weiterhin der Einkommensteuer zu unterwerfen und den Lohnsteuer und Sozialversicherungsanteil dem Arbeitgeber zu erstatten. Das Elterngeld wird nicht um den Nutzungsvorteil gekürzt.

2. Der überlassene Pkw darf entgeltlich genutzt werden. Der Arbeitnehmer erstattet dem Arbeitgeber den Nutzungsvorteil (berechnet nach der 1 %-Regelung). Dies hat keine Auswirkungen auf die Einkommensteuer oder das Elterngeld.

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