Die Verfahrensdokumentation
Das Nichtvorliegen einer Verfahrensdokumentation kann das Verwerfen der Buchführung nach sich ziehen, was zu (Hinzu-)Schätzungen durch das Finanzamt führen wird.
Ein Vorteil des Erstellens einer Verfahrensdokumentation kann das Überdenken der unternehmensinternen Abläufe sein. Einige Vorgänge sind sicherlich überflüssig oder überholt und wurden bisher nur nicht erkannt. Das Ziel sollte also nicht nur das Beschreiben der internen Prozesse sein, sondern vor allem kostenintensive, zeitraubende Abläufe erkennen und eliminieren.
In der Regel existieren in den meisten Unternehmen bereits Teile oder Arten von Verfahrensdokumentationen in Form von Arbeitsanweisungen. Diese müssen somit evtl. nur mal wieder auf den aktuellen Stand gebracht werden und um die Schritte vorher und nachher ergänzt werden.
Damit werden klare Strukturen geschaffen, Abläufe vereinfacht und letztendlich schriftlich festgehalten.
Nebenbei werden die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit erfüllt, welche durch die GoBD gefordert werden.
Der konkrete Inhalt einer Verfahrensdokumentation hängt stark von den Prozessen im betreffenden Unternehmen ab. Deshalb kann es auch kein einheitliches Muster geben, wohl aber Punkte, die auf jeden Fall in der Dokumentation thematisiert werden sollten.
Nach den Vorgaben der Finanzverwaltung soll eine Verfahrensdokumentation aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation, einer Betriebsdokumentation und dem internen Kontrollsystem bestehen.
Hilfestellung:
Stellen Sie sich vor, Sie wären ein Eingangsbeleg in Ihrem Unternehmen und beschreiben nun den Weg durch das Unternehmen. Welche Stationen durchlaufen Sie und wo endet Ihr Weg im Unternehmen?
Folgende Fragen müssen durch eine Verfahrensdokumentation beantwortet werden können:
- Wie geht der Buchungsbeleg im Unternehmen ein (elektronisch oder Papierform)?
- Was passiert mit den elektronischen Belegen/Papierbelegen im Unternehmen? Beschreiben Sie den Weg des elektronischen Belegs und dann des Papierbelegs.
- Wo und wie (alphabetisch oder chronologisch) werden sie abgelegt?
- Wie ist der Ablageort (Verzeichnis auf PC oder Ordner) vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust geschützt?
- Welche Person/en ist/sind für den Posteingang und/oder die Ablage zuständig?
- In welchen zeitlichen Abständen und auf welchem Weg erhält die Kanzlei die Buchungsbelege?
- Auf welchem Weg kommen die Belege vom Steuerberater zurück (entfällt bei DATEV Unternehmen online)?
- Was passiert dann mit den (Papier-)Belegen im Unternehmen?
- Wie ist die Datensicherung organisiert und wer ist dafür zuständig (Verweis auf DATEV im Falle von DATEV Unternehmen online)?
- Wie wird sichergestellt, dass alle betroffenen Personen die oben genannten Aspekte kennen und beachten?
- Wie ist gewährleistet, dass die Daten und Belege für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unverändert und vollständig und lesbar bleiben?
Diese Verfahrensdokumentation muss eine Versionsnummer besitzen und einen Hinweis, seit wann sie gültig ist (gültig ab) sowie eine Unterschrift des verantwortlichen Vorgesetzten mit Datum.
Jede Änderung dieser Verfahrensdokumentation muss mit einer neuen Versionsnummer und mit neuem Gültigkeitsdatum sowie Unterschrift versehen werden.
Beim Rechnungseingang ist eine Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit einer Rechnung nach § 14 UStG durchzuführen. Dies ist ebenfalls in der Verfahrensdokumentation zu erläutern.
Download Merkblatt GoBD:
Merkblatt GoBD
Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. hat einen Praxisleitfaden erarbeitet, den Sie unter folgendem Link herunterladen können:
GoBD Ein Praxisleitfaden für Unternehmen
Sollte obiger Link nicht funktionieren, kommen Sie über den folgenden Link auf die Seite von der AWV:
Musterverfahrensdokumentation von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.:
Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage
Kostenlose Viewer zur Visualisierung von E-Rechnungen: