Achtung – Sorgfalt bei der Kassenführung

Insbesondere bargeldintensive Betriebe, wie beispielsweise die Gastronomie, stehen bei Betriebsprüfungen unter besonderer Beobachtung. Ein beliebter Schwerpunkt der Betriebsprüfung besteht in der Überprüfung der ordnungsmäßigen Kassenführung. Bei schwerwiegenden Mängeln können die Kasse verworfen und Betriebseinnahmen hinzu geschätzt werden. Dies kann zu beträchtlichen Steuernachzahlungen führen. 

Seit 26.11.2010 besteht die Pflicht zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften für alle PC-Kassen und alle elektronischen Kassen. Die bestehende Übergangsregel, wonach weiterhin bis 31.12.2016 die Aufzeichnungspflichten in Papierform erfüllt werden können, greift nur, wenn das bestehende Kassensystem nicht in der Lage ist, die steuerrelevanten Daten aufzuzeichnen und dies auch durch eine Softwareanpassung und Speichererweiterung nicht möglich ist.

Der Unternehmer trägt in diesem Fall die Feststellungslast, das bedeutet, dass er durch eine entsprechende Herstellerbestätigung belegen muss, dass sein Kassensystem die Voraussetzungen nicht erfüllt.

Die Übergangsregelung kann nur bis zum Austausch/Defekt einer alten Kasse in Anspruch genommen werden. Wenn das Austauschgerät ebenfalls eine gebrauchte Kasse ist, muss diese zwingend die neuen Anforderungen erfüllen.

Unabhängig von den elektronischen Kassendaten sind weiterhin folgende Unterlagen auch in Papierform aufzubewahren:

• Aufzeichnungen (z. B. Kassenbuch)
• Buchungsbelege (z. B. Summenendbons, Z-Bons, Einlagen, Entnahmen)
• Organisationsunterlagen (z. B. Bedienungsanleitung, Programmieranleitung)

Die Aufzeichnungen müssen dabei für jedes Gerät getrennt geführt werden.

Die Finanzverwaltung prüft bei einer Kassenprüfung, ob Manipulationen im Kassensystem vorgenommen wurden, beispielsweise:

• Mangelhafte, nicht ordnungsgemäße Tagesendsummenbons
• Pro-Forma-Rechnungen
• Nachstornos von Rechnungen ohne Dokumentation
• Phantomkassen
• Nutzung des Trainingsmodus
• Einsatz von sog. Zapper zur elektronischen Manipulation der Kasse

Zusätzliche Indizien für Mängel in der Kassenführung können sein: 

• Hohe Kassenbestände
• Minusbestände
• Einzelbelege sind nicht in der richtigen zeitlichen Reihenfolge erfasst
• Glatte Eurobeträge im Bestand
• Entnahmen und Einlagen nur einmal im Monat eingetragen und ohne Beleg

Diese Mängel deuten darauf hin, dass die geforderte Kassensturzfähigkeit nicht gewährleistet sein kann. Die Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein Prüfer jederzeit in der Lage ist, den Bestand laut Aufzeichnungen mit dem tatsächlichen Ist-Bestand in der Geschäftskasse zu vergleichen.

Durch die Bereitstellung von elektronischen Kassendaten ergeben sich für die Finanzverwaltung künftig eine Vielzahl von Möglichkeiten durch Unregelmäßigkeiten in den Zahlen Indizien für Mängel in der Kassenführung festzustellen. So können beispielsweise durch tagesgenaue Zeitreihenvergleiche über mehrere Jahre Auffälligkeiten im Verhältnis des jeweiligen Wareneinkaufs zu den Einnahmen oder der Einnahmen zu den gezahlten Gehältern auf Knopfdruck festgestellt werden.

Auch suchen Betriebsprüfer vermehrt nach „auffälligen“ Programmeinstellungen in den einzelnen Kassen. Speziell wird darauf geachtet, ob der Berichtsdruck für einzelne Bereiche verändert wurde. Zum Beispiel wird überprüft, ob mit dem Trainingskellner-Schlüssel bonierte Umsätze auch in den Journalen und Berichten auftauchen und ob Trainingskellner-Umsätze tatsächlich einen Bondruck erzeugen.

Auch werden die einzelnen Warengruppenberichte gegenübergestellt, ob sich unerklärbare Verschiebungen aus den Warengruppenberichten ergeben.

Der Unternehmer wird sich also in Zukunft immer mehr mit Anfragen der Betriebsprüfer beschäftigen müssen, die aufgrund rechnerischer Ergebnisse erfolgen und die Erklärungsbedarf verursachen. In diesen Fällen ist es äußerst vorteilhaft, wenn durch saubere Dokumentation, insbesondere von außergewöhnlichen Geschäftsvorfällen (z. B. weniger Umsatz durch Baustelle vor der Haustür), auch Jahre später durch den Unternehmer noch die Möglichkeit besteht, auf derartige Anfragen eine belegbare Erklärung abliefern zu können.

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